The Art of 'Paper Management'

Pernah pusing pas ngeliat kertas berserakan di kamar kita ???!!

Dah sering kita rapikan dan kelompokkan, tapi tetep aja besok2 akhirnya qta re-organize lagi dan lagi..

Meski di era hitech yg datanya serba file ini, siapa yang gak punya kertas, bukan hanya kertas sisa bungkus gorengan saja, ada makalah, fotokopian pamflet, sisa revisi proposal, dll. Nah , akan sangat memusingkan n menambah memori beban kita. Maka dari itulah muncul istilah ‘manajemen kertas’ ini. Temen2 bisa nambahin sendiri tips-tips nya.

1.Tanamkan mindset bahwa kertas juga penting. Gak selalu file bisa menggantikan kedudukan kertas, seperti pada ijazah, legalisir surat-surat, pamflet, dll. Dan bahwa manajemen kertas juga penting!

2.Minimalisir penggunaan kertas yg kurang bermanfaat, contohnya dikit-dikit ngeprint di kertas dlm hal sepele.

3.Sediakan tools (alat) yang diperlukan dalam manajemen kertas, seperti steples, clip, map kertas/plastik, binder gedhe, gunting, cutter, dll


4.Dalam pengarsipan kertas, bikin kategori pengelompokan kertas. Contohnya arsip kuliah, arsip makalah, arsip organisasi, arsip pribadi, arsip sertifikat, arsip rahasia, arsip surat kabar, dsb. Pisahkan semua kategori tadi, bisa dengan map dan atau clip. Kemudian masukkan dalam wadah khusus untuk kertas, contoh kardus.

5.Untuk kertas yg dibawa, pisahkan juga berdasarkan kategori yang ada. Kemudian masukkan ke wadah khusus kertas, seperti folder.

6.Carilah kertas yang bisa dikonversi ke dalam file, artinya akan tidak akan ada masalah jika isi dari kertas kita ketikkan di file, kemudian kertas tadi bisa qta buang.

7.Segera laminasi kertas berharga kita, misalnya ijazah, kartu hasil studi agar aman dari resiko robek, basah, dan kotor.

8.Secara tegas membuang kertas-kertas yg tak diperlukan lagi.

9.Jangan gampang melipat-lipat kertas, hal tersebut akan menyebabkan kualitas isi kertas berkurang, begitu juga umurnya.

10.Utk (kertas) foto ditaruh di album foto aja.

11.Jangan gampang membuang kertas, periksa apakah kertas tersebut masih bisa dimanfaatkan ulang, mungkin sebagai dekorasi mading, testing printer, oret-oretan, utk nyetak referensi (di bagian kosong), tapi disimpan secara apik. Yang gak bisa ntar dikiloin aja.


Perlu diingat bahwa, kertas berasal dari salah satu sumber daya yg tak diperbaharui, sehingga sangat ditegaskan bagi setiap kita utk ikut serta dalam menjaga dan melestarikan keberlangsungan/keawetan sumber daya yang ada...

Read More

Fiqih ‘Copy-Paste’ (hehe..iseng aja)

Singkat saja, bahwa setiap anak Adam yg masih bernafas dan berakal, tak ayal lagi udah built-in padanya khazanah kehandalan dan keterbatasan uniknya masing-masing.

Serta, mustahil bagi kita tuk bisa mengalami segala hal, nuansa, dan fenomena semasa hidup kita, maka kebajikan berbagi diperlukan di sini.

Aktifitas CPD (copy, paste, dan delete) seakan menjadi style and need (gaya dan kebutuhan) era modern, apalagi di dunia mahasiswa.

Nah, disinilah beberapa hal yg perlu kita pahami bersama ttg CPD:

#1. Jarang baca file yg telah kita copy, malah akhirnya di delete juga…
Artinya, ilmu yg kita terima dari orang lain tdk hnya didengerin n diterima saja tanpa eksekusi, databasing dan pendalaman mendalam terkait ilmu tadi. Jangan sampai karena kita saking semangatnya tuk koleksi ilmu, esensi tholabul ‘ilm terdeviasi dgn hanya semangat ngopy saja dengan jarang sekali menindaklanjuti ilmu yg qta punyai tadi.

#2. Lebih sering ngopy punya orang, tapi jarang paste-in punya kita.. waaah!
Artinya, aktifitas menerima ilmu (entah pengalaman, motivasi, rujukan, dll) dgn aktifitas memberi kudu seimbang. Aktifitas menerima kebaikan orang dengan menebar amal baik jga perlu diseimbangkan. Wujud konkretnya adalah mungkin dgn menulis pengalaman kita, menyumbangkan buku kita, menjadi portable motivator, mengupload file kita, perpus berjalan, bersedekah, hobi bantu orang, de es be.

#3. Males ngerapiin file di hardisk kita..
Artinya, mari kita fokuskan nama drive hidup kita. Apakah fokus wanna be kita. File yang berserakan sama saja dengan kelakuan kita yang tak tertata, aliran let it flow adalah saat spesialisasi tujuan udah terarah dan target kita telah tegas, maka saatnya let it flow with tawakkal. Wujud konkretnya adalah mungkin dengan menentukan spesialisasi keilmuan dan skill kita dibarengi dgn menentukan target hidup kita.

#4. Eman men-delete file yg tidak penting
Artinya, hapuslah kebiasaan atau tingkah polah kita yg kurang bermanfaat, apalagi merugikan.

Semoga copy-paste kita berikutnya senantiasa dalam urusan tholabul ‘ilm dan fastabiqul khoirot. Kita hanya bisa berproses kawan! sedang output kita serahkan pada kuasaNYA.
Wallahua’lam

Read More

"7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint"

Suatu hari pas ‘jalan-jalan’ di perpus kampus (UIN Maliki Malang), di rak zona utara, tanpa sengaja sekilas terbaca judul buku yg ‘berani’ n ‘aneh’. “7 Dosa Besar (Penggunaan) PowerPoint.” Singkat kata, berkat judulnya inilah buku ini akhirnya kupinjam.

Isman H. Suryaman (sang penulis) adalah orang yg berpengalaman di bidangnya. Sehari-harinya, Isman menjadi konsultan teknologi informasi. Selain itu, ia juga menjadi copywriter, editor, dan penerjemah lepas. Mungkin bermula dari keprihatinan melihat ‘korban-korban’ slide presentasi yg ‘kejam’, maka buku ini beliau susun dan akhirnya bisa hadir di tengah-tengah kita.

Kita tahu, sebagy mahasiswa, aktifitas meracik presentasi akan sering terjadi, dan makin hari kudu semakin baik bukan?

Kesuksesan presentasi sepertinya ada tiga factor: yaitu skill public speaking, slide presentasi, dan isi materi. Dan, buku ini lebih membahas yg kedua.

Ada sedikit yg sempat terangkum dari sekian banyak ilmu, teori, n pengalaman di buku ini, diantaranya adalah (sekaligus tak tambahin dikit):


# Gambar yang sesuai bisa senilai 1000 kata
Presentasi yg apik tidak dipenuhi dg teks (text based), tapi dengan bagan, ilustrasi, tabel, flowchart, piramida, dsb. Kita lebih sering bisa dgn mudah memahami via gambar ketimbang via ‘dongengan’. . betul 3x!

# One slide not always one idea
Hindari mindset bahwa satu ide harus dalam satu slide, sehingga kan memaksakan pemampatan/penjejalan, lanjutin aaja ke slide berikutnya. Dan juga yg perlu diingat bahwa jangan takut memikirkan jumlah slide kita, karena antar slide tidak harus sama durasi waktu penyampaiannya, ada yg singkat n ada yg sebaiknya lama.

# Teknik-teknik kreatif penghasil ide:

1.Pake analogi
2.Dengan perbandingan yg ekstrem
3.Format seperti cerita
4.Bisa dengan plesetan/permainan kata
5.Singkatan/akronim
6.Visualisasi
7.Pantun/nyanyian/lirik terkait
8.Menggunakan permainan “Seandainya….”
9.Asosiasi dua hal yg tampak berbeda

# Simple but cool
Pergunakan template/background yg ‘bersahabat’. Perhatikan kombinasi warna antara warna background dengan teksnya, apabila backgroundnya gelap maka teksnya harus terang, begitu juga sebaliknya.

Hindari pemakaian animasi (yg menurut kita) lucu n keren, padahal akan memecah fokus hadirin n ini sangat merugikan kita

Kalo bisa gunakan template bikinan sendiri, cara bikinnya pun tak susah, inilah caranya . Dengan membuat template sendiri, kita bisa menyesuaikan tema presentasi dengan desain template kita.

# Gunakan media lain yg bisa mensupport gagasan
Mungkin dengan video singkat, suara, atau dengan simulasi real di tengah-tengah hadirin.

# Varian-varian hand-out:

1.Pra Presentasi
Sbg dokumentasi tertulis utk memberikan pengetahuan dasar yg diperlukan utk memahami presentasi. Umumnya/minimal sehari sebelum presentasi

2.Saat Presentasi
- Dipakai jika ruangan acara luas shg semua peserta tdk jelas melihat presentasi atau mendengar suara pemateri.
- Atau saat kita tidak memakai media LCD
- Bisa juga sebgai antisipasi jika listrik mati

3.Pasca Presentasi
Berisi referensi lengkap dan panduan tindak lanjut setelah presentasi. Bisa berisi daftar contact pemateri, informasi panitia, acara selanjutnya, dsb.

Dan akhirnya, slide presentasi sejatinya adalah media tuk mempermudah transfer keilmuwan kita. Presentator yg mantab takkan bergantung pada slide, namun bisa memakai slide dengan efektif dan menyenangkan. Setiap point dalam presentasi kita haruslah berpower, mgkn itulah tujuan para developer yg di’sana’ saat membuat PowerPoint, Impress, atau Keynote.

Read More